TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ: VAI TRÒ, QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

Nội dung [Hiện]

Truyền thông nội bộ là hoạt động quan trọng của doanh nghiệp, giúp xây dựng sự gắn kết mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức và tổ chức với nhân sự. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ như thế nào? Cùng Langmaster tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây nhé!

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là hoạt động truyền đạt thông tin và giao tiếp bên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Bao gồm các hoạt động chia sẻ thông tin giữa các cá nhân, phòng ban, các cấp trong một tổ chức.

Mục tiêu chính của truyền thông nội bộ là cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ công việc hàng ngày, xây dựng và duy trì mối quan hệ làm việc tích cực, và tạo ra sự đồng thuận trong tổ chức. Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng giúp thiết lập thông tin, mục tiêu và giá trị của cá nhân cùng với doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ là gì?

2. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

2.1 Củng cố tầm nhìn, giá trị của tổ chức cho nhân viên

Truyền thông nội bộ là một công cụ phổ biến giúp xây dựng, củng cố giá trị của tổ chức cho nhân viên. Thông qua các hoạt động truyền tải thông tin về tầm nhìn, mục tiêu và chiến lược của công ty, giúp cho nhân viên hiểu rõ hơn về định hướng của doanh nghiệp và vai trò và ảnh hưởng của họ trong hành trình phát triển của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ tạo ra kênh thông tin trao đổi giữa các cá nhân, phòng ban và ban quản lý. Giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực, tăng sự tương tác giữa các thành viên.

Củng cố tầm nhìn, giá trị của tổ chức cho nhân viên

2.2 Truyền thông các thông tin nội bộ rõ ràng, minh bạch

Truyền thông nội bộ là kênh giúp doanh nghiệp truyền tải các thông tin liên quan đến mục tiêu, kế hoạch, giá trị cốt lõi, định hướng, thành tích của cá nhân,... Đồng thời, là kênh giao tiếp, trao đổi thông tin cởi mở giữa các cá nhân trong tổ chức. Vì thế, giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, được lắng nghe.

Ngoài ra, mọi thông tin đều được công khai minh bạch trên kênh truyền thông nội bộ của công ty sẽ giúp đem đến sự tin tưởng, hài lòng. Xây dựng một môi trường làm việc gắn kết, lý tưởng.

2.3 Tăng cường sự đoàn kết, gắn bó

Thông qua truyền thông nội bộ, những chia sẻ về hướng đi của doanh nghiệp thì mọi thành viên trong tổ chức sẽ có sự đồng lòng, tạo ra sợi dây gắn kết đến một mục tiêu chung. Chính sự gắn kết này tạo sức mạnh của một tập thể lớn.

Tăng cường sự đoàn kết, gắn bó

2.4 Thu hút, giữ chân các nhân tài

Truyền thông nội bộ không chỉ là một phương tiện truyền tải thông tin, mà còn giúp xây dựng lòng trung thành, tình yêu đối với tổ chức. Thay vì để những lời đồn đại tiêu cực lan truyền thì doanh nghiệp có thể biến các thành viên tổ chức thành những “gương mặt đại diện”, người PR tích cực chia sẻ, tạo ra sự hứng thú trong công việc. Điều này giúp tạo động lực cho sự cam kết, đồng thời xây dựng một hình ảnh tích cực về công ty, thu hút và giữ chân nhân tài.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp xây dựng truyền thông nội bộ tốt sẽ tạo môi trường làm việc lý tưởng dành cho mọi nhân viên, giúp thu hút người tài ứng tuyển.

Xem thêm: KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG LÀ GÌ? CÁCH RÈN LUYỆN KỸ NĂNG NGHE HIỆU QUẢ

3. Những lầm tưởng thường gặp về truyền thông nội bộ

3.1 Truyền thông nội bộ là PR in-house

Rất nhiều người thường nhầm tưởng truyền thông nội bộ là PR In - house. Thực tế thì không phải. Bởi PR In - house là đội ngũ PR của tổ chức, chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động truyền thông như: thương hiệu, quảng bá sản phẩm/dịch vụ, xử lý khủng hoảng,...

Vì thế, truyền thông nội bộ chỉ là một phần của PR In - house, nhằm thực hiện truyền thông từ bên trong lẫn bên ngoài.

Truyền thông nội bộ là PR in-house

3.2 Nhầm lẫn với hoạt động quản lý nhân sự

Truyền thông nội bộ và hoạt động quản lý nhân sự là hoàn toàn khác nhau. Truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động trao đổi thông tin tạo sự gắn kết, gắn bó giữa các thành viên. Còn quản lý nhân sự lại tập trung vào việc tuyển dụng, quản lý dữ liệu nhân viên và quản lý các khóa đào tạo.

3.3 Truyền thông nội bộ là tổ chức sự kiện, văn nghệ

Thực tế, các hoạt động tổ chức sự kiện như Year End Party, Happy Hour, Monthly Envent, sinh nhật,... là một phần của hoạt động truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, nó không phải là tất cả. Mà truyền thông nội bộ còn bao gồm nhiều hoạt động khác nhằm truyền tải thông tin, xây dựng văn hoá, gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức.

Truyền thông nội bộ là tổ chức sự kiện, văn nghệ

3.4 Truyền thông nội bộ không quan trọng

Truyền thông nội bộ không quan trọng là một quan điểm sai lầm. Bởi truyền thông nội bộ là cách tăng cường động lực, tạo sự gắn kết một cách hiệu quả thông qua việc chia sẻ về chiến lược, mục tiêu và giá trị của doanh nghiệp.

Đồng thời, truyền thông nội bộ giúp xây dựng một môi trường làm việc lý tưởng, nơi mọi người được tôn trọng, chia sẻ ý kiến,... giúp giữ chân và thu hút nhân tài.

3.5 Nhầm lẫn truyền thông nội bộ và văn hoá doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ và văn hoá doanh nghiệp là hai khái niệm có mối quan hệ mật thiết với nhau, nhưng chúng lại không hoàn toàn giống nhau. Cụ thể:

Truyền thông nội bộ: Là hoạt động truyền đạt thông tin và giao tiếp bên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục tiêu chính của truyền thông nội bộ là cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ công việc hàng ngày, xây dựng và duy trì mối quan hệ làm việc tích cực, và tạo ra sự đồng thuận trong tổ chức.
Văn hoá doanh nghiệp: Là tổng thể các giá trị, niềm tin, thói quen,... được xây dựng và chia sẻ bởi các thành viên của doanh nghiệp. Văn hoá doanh nghiệp thường được hình thành trong quá trình hoạt động, phát triển của mỗi doanh nghiệp.

Xem thêm: CHI TIẾT QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CHUYÊN NGHIỆP, HIỆU QUẢ

Nhầm lẫn truyền thông nội bộ và văn hoá doanh nghiệp

4. Chi tiết về phương tiện, nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ

4.1 Phương tiện truyền tải của truyền thông nội bộ

Các phương tiện truyền tải thông tin chính của truyền thông nội bộ bao gồm phương tiện truyền thông truyền thống và phương tiện truyền thông nội bộ.

Phương tiện truyền thông truyền thống:

Ấn phẩm nội bộ: Bao gồm các báo, tạp chí nội bộ, sách nội bộ doanh nghiệp liên quan đến thông tin công ty, văn hóa doanh nghiệp,...
Bảng tin nội bộ: Thường được đặt ở các vị trí dễ thấy, thường là những tin tức, cập nhật về công ty.
Hội nghị: Là hình thức truyền thông trực tiếp thông qua các hội nghị liên quan giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân sự.
Poster/Banner: Là hình thức truyền thông truyền thống, được treo ở văn phòng, đường phố, đảm bảo sự bắt mắt, thu hút người đọc.

Phương tiện truyền thông hiện đại:

Mạng nội bộ: Là hệ thống mạng được xây dựng dành riêng cho tổ chức, doanh nghiệp, chỉ có nhân sự doanh nghiệp mới có quyền truy cập vào mạng nội bộ này.
Mạng xã hội nội bộ: Là nơi trao đổi thông tin, thảo luận trực tiếp của đội ngũ nhân sự và ban lãnh đạo. Đồng thời, doanh nghiệp có thể tận dụng mạng xã hội để truyền thông văn hoá, xây dựng thương hiệu.
Email: Hình thức truyền thông phổ biến, nhằm trao đổi thông tin quan trọng, trang trọng đến ban lãnh đạo, nhân sự một cách nhanh chóng.

4.2 Nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ

Nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ là những thông tin liên quan trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, phòng ban. Cụ thể:

Thông tin về doanh nghiệp: Bao gồm về văn hoá doanh nghiệp, giá trị cốt lõi, sứ mệnh, môi trường làm việc,... giúp nhân viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, tạo sự gắn kết, thấu hiểu và gắn bó lâu dài.
Thông tin cập nhật: Chia sẻ thông tin về các sự kiện, dự án mới, và những thay đổi quan trọng trong tổ chức để mọi thành viên nắm được.
Thông tin về hoạt động kinh doanh: Chia sẻ về kế hoạch, dự án, chiến lược, mục tiêu của doanh nghiệp, giúp nhân viên hiểu rõ để đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Thông tin về phòng ban, nhân viên: Bao gồm hoạt động, thành tích của cá nhân, phòng ban giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, ghi nhận và có động lực đóng góp cho doanh nghiệp.
Các thông điệp tích cực: Tạo ra thông điệp tích cực để tăng cường tinh thần làm việc, động viên nhân viên và làm cho họ cảm thấy giá trị trong công việc của mình.

Xem thêm: ĐỊNH VỊ THƯƠNG HIỆU LÀ GÌ? 9 CHIẾN LƯỢC ĐỊNH VỊ THƯƠNG HIỆU PHỔ BIẾN

Nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ

5. Quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Bước 1: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu xây dựng một bản kế hoạch truyền thông nội bộ thì doanh nghiệp cần đánh giá về thực trạng tình hình của doanh nghiệp. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng mục tiêu chiến lược. Các nội dung đánh giá bao gồm:

Đánh giá lại kế hoạch truyền thông nội bộ: Điểm mạnh, điểm yếu của kế hoạch, mục tiêu của kế hoạch, hạn chế của kế hoạch,...
Đánh giá tình hình giao tiếp nội bộ: Thực trạng tiếp nhận thông tin của các bộ phận, mức độ tương tác, các kênh truyền thông nội bộ đang sử dụng,...

Đánh giá thực trạng doanh nghiệp

Bước 2: Xây dựng mục tiêu truyền thông

Sau khi đánh giá về thực trạng truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xây dựng mục tiêu truyền thông. Bao gồm:

Mục tiêu của tổ chức (Mục tiêu kinh doanh): Là mục tiêu liên quan đến con người, tài chính, bộ máy vận hành.
Mục tiêu truyền thông: Là các mục tiêu cần đạt được nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh. Đảm bảo mục tiêu cần rõ ràng, đo lường được và áp dụng vào thực tế.

Bước 3: Xác định đối tượng mục tiêu

Thực tế, mỗi phòng ban, nhóm nhân viên sẽ có nhu cầu tiếp nhận thông tin khác nhau. Vì thế, xác định đối tượng mục tiêu là điều vô cùng quan trọng khi xây dựng quy trình chiến lược truyền thông nội bộ. Theo đó, bạn cần phân tổ chức thành các nhóm nhỏ khác nhau dựa trên các đặc điểm như: phòng ban, chức vụ, đặc điểm kinh nghiệm, giới tính, độ tuổi,...

Từ đó, doanh nghiệp có thể chia đối tượng mục tiêu thành các nhóm như:

Ban lãnh đạo
Cổ đông
Công đoàn
Các bộ phận phòng ban
Các câu lạc bộ, nhóm

Xác định đối tượng mục tiêu

Bước 4: Xây dựng thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông chính là “linh hồn” của mỗi kế hoạch truyền thông. Vì thế, khi xây dựng thông điệp doanh nghiệp cần lưu ý:

Sử dụng ngôn từ đơn giản, dễ hiểu
Tập trung vào thông điệp chính, đảm bảo sự nhất quán cho toàn bộ kế hoạch
Thông điệp cần gắn kết với tầm nhìn, chiến lược của tổ chức

Bước 5: Xây dựng kế hoạch chiến lược truyền thông

Tiếp theo, doanh nghiệp sẽ cụ thể hóa mục tiêu, thông điệp truyền thông thông qua một bản kế hoạch hoàn chỉnh. Để xây dựng kế hoạch, doanh nghiệp cần lưu ý:

Các hoạt động truyền thông nội bộ được thực hiện thông qua các kênh nào?
Nội dung của hoạt động truyền thông nội bộ là gì?
Lịch trình triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ như thế nào?
Ai sẽ phụ trách kế hoạch truyền thông nội bộ?
Ngân sách như thế nào?
Yêu cầu về hiệu quả mục tiêu như thế nào?

Xây dựng kế hoạch chiến lược truyền thông

Bước 6: Triển khai kế hoạch

Khi xác định được mục tiêu, kế hoạch truyền thông nội bộ thì doanh nghiệp sẽ triển khai kế hoạch. Tuy nhiên, khi triển khai doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện từng bước theo kế hoạch, chú trọng đến chất lượng nội dung và đồng nhất giữa các kênh nhằm đảm bảo hiệu quả của chiến dịch nhé!

Bước 7: Đo lường hiệu quả thực hiện

Bước cuối cùng trong quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ là đo lường hiệu quả của kế hoạch. Doanh nghiệp có thể đo lường thông qua các chỉ số tương tác, sự gắn kết của nhân viên, các đánh giá phản hồi,...

Thông qua đánh giá này, doanh nghiệp có thể xác định được mức độ hiệu quả, điểm mạnh và điểm yếu của hoạt động truyền thông nội bộ. Từ đó, đưa ra những điều chỉnh, cải tiến phù hợp hơn.

Xem thêm: TỔNG HỢP 12+ CÔNG CỤ MARKETING TỐI ƯU, HIỆU QUẢ NHẤT 2023

Đo lường hiệu quả thực hiện

5. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai trong tổ chức?

Truyền thông nội bộ là hoạt động quan trọng đối với mỗi tổ chức. Tuy nhiên, truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai trong một tổ chức, là phòng PR hay phòng nhân sự, hay phòng marketing?

Thực tế, truyền thông nội bộ sẽ thuộc vào hoạt động của phòng quản trị nhân sự. Bởi hoạt động truyền thông nội bộ là quá trình truyền tải, trao đổi thông tin giữa nhân viên và doanh nghiệp. Đồng thời, để truyền tải thông tin hiệu quả nhất thì bộ phận này cần hiểu rõ về doanh nghiệp, có sự kết nối với từng nhân viên, từng phòng ban.

Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ là trách nhiệm của toàn bộ cá nhân trong tổ chức, từ ban lãnh đạo, quản lý, nhân sự công ty. Mỗi người đều góp bằng cách chia sẻ ý kiến, ý tưởng, thông tin nhằm xây dựng nên một môi trường truyền thông gắn bó, vững mạnh.

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai trong tổ chức?

6. Những yêu cầu cần có của người làm truyền thông nội bộ

6.1 Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng quan trọng đối với một người làm truyền thông nội bộ. Bởi họ cần tổ chức các buổi thảo luận, thuyết trình để truyền tải thông tin đến toàn thể nhân viên, kỹ năng giao tiếp sẽ giúp họ diễn đạt mọi thứ một cách rõ ràng, mạch lạc và dễ hiểu.

Kỹ năng giao tiếp

6.2 Kỹ năng tổ chức, quản lý

Mỗi hoạt động truyền thông nội bộ đều yêu cầu xây dựng kế hoạch, triển khai xuyên suốt. Vì thế, người làm truyền thông nội bộ cần có kỹ năng tổ chức, quản lý để xây dựng kế hoạch, phân chia công việc sao cho phù hợp.

Đồng thời, kỹ năng này còn giúp người làm truyền thông nội bộ theo dõi tiến độ dự án, xây dựng mối quan hệ tốt giữa các cá nhân và phòng ban.

6.3 Kỹ năng sáng tạo, linh hoạt

Kỹ năng sáng tạo, linh hoạt là “chìa khoá” thành công đối với người làm truyền thông nội bộ. Bởi trong một môi trường biến động liên tục, việc xây dựng các ý tưởng mới, linh hoạt là vô cùng cần thiết giúp tạo ra nội dung truyền thông độc đáo và thu hút.

Kỹ năng sáng tạo, linh hoạt

6.4 Khả năng sử dụng công nghệ thông tin

Trong thời đại công nghệ 4.0, người làm truyền thông nội bộ cần có khả năng sử dụng công nghệ thông tin về các kênh truyền thông như: mạnh xã hội, email, website, truyền thông nội bộ công ty,...

Bên cạnh đó, là các kỹ năng liên quan như: powerpoint, xây dựng video, hình ảnh,... giúp tăng cường hiệu quả truyền tải thông điệp.

6.5 Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố không thể thiếu đối với người làm truyền thông nội bộ. Bởi mỗi kế hoạch truyền thông nội bộ đều đòi hỏi sự đóng góp của các phòng ban khác nhau.

Khả năng làm việc nhóm sẽ giúp xây dựng nên chiến lược hiệu quả, phản ánh chính xác giá trị và văn hóa của tổ chức. Đồng thời, cũng giúp cho kế hoạch truyền thông nội bộ được diễn ra tốt đẹp nhất.

Kỹ năng làm việc nhóm

6.6 Kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu

Lắng nghe, thấu hiểu là kỹ năng cần có đối với người làm truyền thông nội bộ. Bởi thông qua việc lắng nghe, thấu hiểu thì bạn có thể thấu hiểu mong muốn của nhân viên, từ đó xây dựng những thông điệp phù hợp, các chiến dịch hiệu quả. Đồng thời, nó cũng giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, tích cực giữa các cá nhân, phòng ban.

6.7 Kiến thức về doanh nghiệp

Với mỗi người làm truyền thông nội bộ thì kiến thức về doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Việc hiểu biết sâu rộng về môi trường kinh doanh, chiến lược tổ chức, tầm nhìn sứ mệnh là chìa khóa để tạo ra thông điệp phản ánh đúng hình ảnh và giá trị của doanh nghiệp.

Kiến thức về doanh nghiệp

6.8 Kỹ năng viết lách

Thông thường, người làm truyền thông nội bộ sẽ chuẩn bị các tài liệu thông hành nội bộ như bản tin, email, thông điệp,... Vì thế, kỹ năng viết lách sẽ giúp người làm truyền thông nội bộ có thể xây dựng ý tưởng, truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, ý nghĩa và chuyên nghiệp nhất.

7. Gợi ý một số cách cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ

7.1 “Số hóa” các kênh truyền thông nội bộ

Để tối ưu hoạt động truyền thông, truyền tải thông tin đế nhân viên, doanh nghiệp nên thực hiện “số hoá” các kênh truyền thông nội bộ, tích hợp công nghệ vào các kênh truyền thông.

Bởi với sự phát triển của công nghệ 4.0 thì việc “số hoá” các kênh truyền thông nội bộ bằng facebook, email, website,... sẽ giúp nhân viên cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng. Đồng thời, có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu, lưu trữ thông tin hiệu quả.

“Số hóa” các kênh truyền thông nội bộ

7.2 Khuyến khích sự chia sẻ, đóng góp

Khuyến khích sự chia sẻ và đóng góp là chìa khóa để cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ. Bằng cách tạo ra một môi trường mở, nhân viên được khuyến khích chia sẻ ý kiến, kiến thức và ý tưởng của họ, tạo ra một cộng đồng làm việc tích cực và sáng tạo.

Sự đa dạng trong thông tin giúp tăng cường kết nối giữa các bộ phận và tạo ra những giải pháp đột phá. Đồng thời, việc đánh giá cao những đóng góp này không chỉ khích lệ sự tích cực mà còn xây dựng lòng tự hào và cam kết từ phía nhân viên đối với tổ chức.

7.3 Tối ưu hóa tốc độ truyền tải thông tin đến nhân viên

Hiện nay, nhân viên có xu hướng mong muốn tiếp cận thông tin, nhận phản hồi một cách nhanh chóng, thay vì chờ đợi quá lâu. Bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự tiếp nhận thông tin cũng như hiệu quả công việc.

Vì thế, doanh nghiệp có thể thay đổi phương thức truyền tải thông tin, tối ưu hoá tốc độ truyền tải. Ví dụ như thay đổi việc sử dụng email bằng cách phát triển truyền thông nội bộ theo mô hình Enterprise Social Network (E.S.N) nhằm truyền tải những thông điệp chính xác, ngắn gọn và tức thời.

Tối ưu hóa tốc độ truyền tải thông tin đến nhân viên

Truyền thông nội bộ là hoạt động đóng vai trò gắn kết, truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, phòng ban và doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về công việc này. Ngoài ra, đừng quên truy cập tiếng Anh giao tiếp Langmaster để cập nhật cơ hội việc làm, kiến thức nghề nghiệp mới nhất nhé!